Активно использую Трело для планирования и «сделывания» дел, которые не связаны с лабораторией, там у нас отдельные доски. Система у меня примитивная: три доски — для дел, четвёртая — база знаний.

Сначала о делах. Доски хранят прошлое, обозримое и необозримое будущее.

Главная доска в будущем — инбокс, туда всё валится лавиной. Если знаю срок заранее, отмечаю его сразу. Это поможет не потерять важное при выборе карточек на ближайшую неделю. В меню справа живёт фильтрация, есть и по срокам. Дальше, если получается, формализую по спискам с действиям. Работает это так себе, но показывает чего давно не делал. Списки здесь скорее для рационального использования экрана, поэтому появляются и удаляются. Ещё включил старение карточек для наглядности.

Основная работа идёт на доске с текущей неделей. Тут четыре списка, и они жёсткие. В первом лежит вся неделя. Во втором — то, что делаю сейчас. Третий — проверка и ожидание чего-то от кого-то, Четвёртый собирает готовое.

Добавление списка для сделанного автоматизировано через Запиер, поэтому в названии списка нелепая запятая — такой вот формат.

В конце недели последняя колонка переезжает на доску с прошлым, которая полностью состоит из таких столбцов. Прошлое — просто архив на случай «э-э-э, какой же адрес у той обувной мастерской?». Залезать в него пока не приходилось.

Теперь о базе знаний. На доске «Гранит» собираю полезные ссылки в 13 списков.

Сбор ссылок автоматизирован. Если попалось интересное, добавляю в Покет. Прочитав или посмотрев материал, удаляю шлак, архивирую полезное. На архивацию настроено автодобавление карточки в гранитный инбокс. Работает через ИФТТТ.

В инбокс прилетают ссылки, названные как попало. Я даю им нормальные названия, часто в скобках добавляю имя автора. И переношу в соответствующий список. Чтобы повысить пользу и мотивировать себя на разбор инбокса, на добавление карточки в любой список, кроме инбокса, через то же ИФТТТ настроены автотвиты.

И о приложении. У Трело нет своих десктопных приложений. Апстор нашёл пару сторонних, но они не прижились. Поэтому, когда надоело терять нужную вкладку браузера, нашёл веб-версию в простейшей оболочке.

Меня корёжила родная иконка этого приложения, поэтому сделал свою. Если вам тоже не всё равно, замените её моей trello.icns.

Узнал немного о работе управленцев из финансовой сферы. Пересказываю кусочек, который применим в любой сфере менеджмента для любого проекта.

Менеджеры работают с финансовой (бухгалтерской) отчётностью. Она показывает метрики — изменение интересующих показателей. Финансовые отчёты стандартизированы, потому что служат основой для налоговых отчислений. Главный европейский стандарт — МСФО, в США — ИФРС.

Метрики финансовых отчётов не выявляют причинно-следственные связи, которые нужны для управления.

Поэтому ведут управленческую отчётность. У неё нет жёстких стандартов. Опишу ту, которая оперирует драйверами — процессами, которыми можно управлять в рамках решения задачи.

Сначала задачу раскладывают на отдельные процессы. Строят гипотезу, какими из них можно управлять и запускают. Потом делают срез результатов, меняют «настройки», и через отчётный период снова снимают срез.

В итоге получается набор драйверов, для конкретной задачи и их вес в её решении.

Благодаря такому инструменту, менеджеры понимают, чем можно управлять (что повторяемо и масштабируемо) и какие у этих процессов скорость и сила.

Пример — выдача потребительских кредитов. Желаемый результат описан прибылью, которую хотят получить к определённому сроку. Управлять прибылью напрямую нельзя. Поэтому сначала её переводят в количество кредитов. Для этого определяют, каким будет кредит: для кого, на какой срок, в какой валюте, какого объёма, с какими опциями. После считают, сколько таких кредитов принесут желаемую прибыль. Теперь появляются драйверы: позиционирование и как следствие реклама, мотивация сотрудников на выдачу этого кредита, нормы на отделения — то, чем можно управлять. Дать больше рекламы или обучить сотрудников отделений предлагать кредит устно. Увеличить норму для отделений в центре или в спальных районах. На каждом срезе результаты уточнят вес драйверов и их комбинаций.

4 года назад, когда я жил в Петербурге, друг рассказал о двух типах людей.

Львами он называл тех, кому лениво и скучно в комфортных условиях. Их голова работат в состоянии стресса. Чем сильнее они зажаты в угол, тем эффективнее. Это те ребята, которые выходят из зоны комфорта, не обращая внимания на суровость мира вне её.

Зайцы — наоборот, повышают эффективность с ростом комфорта. О таком подходе хорошо пишет мама‑ультрамарафонец:

Считается, что развитие происходит в ситуации, когда есть постоянный челлендж, вызов. Когда ты постоянно тыкаешь в себя палкой, говоришь себе «Соберись тряпка» и идешь покорять новые вершины.

Наука и мой собственный опыт утверждают обратное. Развитие происходит из точки покоя.

<…>

Покой — это не про состояние лежания на диване (хотя иногда и про него тоже), а про внутреннее состояние. Современная психология доказала, что психологическое развитие ребенка происходит только когда он ощущает себя в безопасности. И развитие взрослого тоже. Вспомните пирамиду Маслоу и ее нижние уровни — безопасность один из них.

<…>

Я — бегунья. Мой еженедельный объем колеблется от 40 до 70-80 км в неделю. Мышцы трудятся во время бега, но изменения в мышцах происходят после тренировки, когда мышцы оказываются в покое.

Знаете зачем нам нужен сон? Есть разные гипотезы, но все они сходятся в том, что сон нужен нам для восстановления, — тело отдыхает, но мозг во время сна не замирает — в мозге происходят процессы консолидации памяти, процессы восстановления.

Скука — это ресурсное состояние. Если дать себе поскучать, то удивительно, что может за этим последовать. Недаром есть фраза «утро вечера мудренее». Придумал, подрайвил себя, лег спать. Период инкубации — скрытый процесс и разворачивается он когда темно, тепло и спокойно.

Что же плохого в постоянном драйве? Постоянный драйв — это как вдох без выдоха. Драйв питают определенные гормоны. Один из них — гормон кортизол, гормон относящийся к группе глюкокортикостероидных гормонов. Который на короткой дистанции помогает организму мобилизоваться и заживлять раны. Но на длинной превращается во врага и начинает разрушать наше тело.

<…>

4 года назад я не поверил в заячью эффективность. Сейчас понимаю, что это только крайности, и все мы разбросаны между ними. И в разных ситуациях для одного человека могут работать разные стратегии.

Ещё понял, что положение подвижно: некоторые зайцы отращивают гриву. Это происходит, если комфорт длительный, продуктивный и приводит к мега-росту — осознанию, что необратимых событий крайне мало, а нерешаемых задач нет. Теперь интересно и безопасно выходить в зону за пределами комфорта. О выходах откуда-то и куда-то 30 секунд рассказывает Людвиг:

Как относится к зайцам и львам — не важно. Важно понять, какая стратегия эффективнее для себя самого. Принять её. И заряжать по полной. Нравится неделю ходить и думать, а потом за день выдать результат, который примут, — отлично, вперёд. 

P. S. Спасибо другу за мудрость.